Henkilötietorekisteriseloste
Päivitetty: 10.5.2018
Rekisterinpitäjä:
Fysioterapia Atte Niittykangas (aputoiminimi Sirkusfysio)
Aarontie 5 as 9
40500 Jyväskylä
info@sirkusfysio.fi
040 1788704
Y: 2634368-5
Rekistereistä vastaava henkilö: Atte Niittykangas
Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri.
Käyttötarkoitus ja tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaan yhteys-, käynti-, hoito- ja tutkimustiedot, jotka rekisteröidään paperisesti ja/tai sähköisesti. Henkilötietolain (523/99) mukaan on annettava tieto rekisteröidyille. Asiakasrekisteriä käytetään asiakkaan tutkimusten ja hoidon suunnitteluun ja toteutukseen sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun.
Henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan. Lisäksi asiakkaiden yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen.
Rekisterin nimi: Markkinointirekisteri
Käyttötarkoitus ja tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaan yhteystiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero) sähköistä markkinointia varten. Tiedot ovat vain Sirkusfysion käytettävissä ja vain Sirkusfysion toiminnan mainostamiseen. Mainokset saattavat sisältää linkkejä kolmansien osapuolien sivuille, joiden sisällöstä Sirkusfysio ei ole vastuussa.
Rekisterin tiedonlähteet
Asiakasrekisterin tiedot kerätään ajanvarauksen yhteydessä, nettisivujen yhteydenottolomakkeella tai muuta kautta tulleista yhteydenotoista. Ajanvarauksen kautta tiedot tallentuvat Vello-potilastietojärjestelmään. Nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta tulleet tiedot tallentuvat sähköpostiin, josta ne siirretään asiakasrekisteriin. Yhteydenottolomakkeen yhteydessä asiakas antaa suostumuksen tietojen lisäämiseen asiakasrekisteriin. Muut yhteydenottotavat sisältävät sosiaalisen median viestit ja näissä käydyissä keskusteluissa asiakkaalle välitetään tieto yhteyden turvallisuuden laadusta.
Hoitokäynteihin liittyvät tiedot tallennetaan paperille käynnin aikana.
Markkinointirekisteriin asiakas voi liittyä antamalla luvan siihen nettisivuilla tai suullisesti. Tiedot tallennetaan Google Sheets-taulukkoon
Rekisteriin tallennetut tiedot
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai erityislakiin nojaten. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen.
Vello hallinnoi asiakasrekisteriä ja se sijaitsee EU-alueella
Sähköposti- ja nettisivupalvelu tulee Louhi Oy:ltä ja heidän palvelimensa sijaitsevat EU-, ja ETA-alueiden sisällä.
Google Drive-pilvipalvelun tiedot säilytetään EU-alueella.
Rekisterin suojauksen perusteet:
Henkilötietoja käyttävät ainoastaan ao asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot suojataan ulkopuoliselta käytöltä. Asiakasrekisteriä ylläpitää Vello ja kirjautuminen on salasanalla suojattu. Tämän lisäksi asiakkaan saamat kotiharjoitteet on tallennettu Google Drive-pilvipalveluun. Kaikki laitteet on suojattu salasanalla, jonka lisäksi Google-palvelussa on käytössä kaksoisvarmistus-kirjautuminen. Tietokoneet on suojattu palomuurilla ja virustorjunnalla sekä langattoman verkon käyttö on myös suojattu
Paperisessa muodossa olevat henkilöasiakirjat säilytetään lukitussa arkistokaapissa ja niihin ei ole ulkopuolisilla pääsyä.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys.
Tarkastuoikeuden toteutus ja järjestäminen:
Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö osoitetaan vastaavalle terapeutille ja tarkastaminen toteutetaan erikseen sovittuna aikana. Asiakasrekisterin tarkastaminen tapahtuu yhdessä terapeutin kanssa. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada ne kopiona.
Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli tiedon korjausvaatimusta ei hyväksytä, annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys.
Tietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin kauan kuin laki sitä velvoittaa.
Markkinointirekisteristä poistuminen onnistuu asiakkaalta itsenäisesti tai Sirkusfysio voi tehdä sen hänen puolesta pyydettäessä. Tietojen säilytys ajalle ei ole rajoitteita.
Tietoa evästeiden käytöstä
Sivustolla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Yritys kerää tietoja sivustoilla vierailevilta henkilöiltä. Tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta ja sivuston sisältöä, kehitetään liiketoimintaa ja kohdennetaan markkinointia.
Muut verkkosivustot, joille mahdollisia linkkejä on, keräävät ja hyödyntävät evästeitä heidän tarpeidensa mukaan.
Henkilön tulee itse hyväksyä jokaisen sivuston evästeet itse. Mikäli henkilö ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.
Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esimerkiksi Internet Explorer -selainohjelman ”Työkalut” -valikosta löytyvän ”Internet asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Suojaus”.
On hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.